Hướng dẫn mua hàng không có hóa đơn GTGT đầu vào

Hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn phải xử lý như thế nào? Kế toán Everwin xin hướng dẫn cách hạch toán và xử lý chi phí mua hàng không có hóa đơn GTGT đầu vào như: Chi phí thuê nhà - văn phòng của cá nhân, chi phí thuê nhân công ngoài, chi phí thuế cá nhân gia công ...

I. Nếu mua của hộ gia đình, cá nhân có mức doanh thu < 100 triệu /năm

1. Cách xử lý mua hàng không có hóa đơn đầu vào:
 

Kể từ ngày 02/08/2014 khoản 2.4 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC. (Mới nhất từ ngày 6/8/2015: Theo Thông tư 96/2015/TT­BTC ngày 22/06/2015):

Nếu DN các bạn mua hàng trong các trường hợp sau:

- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh < 100 triệu đồng/năm.
 
Tất cả các trường hợp mua hàng không có hóa đơn đầu vào nêu trên. DN muốn được ghi nhận vào chi phí thì phải làm bộ hồ sơ như sau:

Lưu ý: Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của DN (hoặc người được ủy quyền) ký và chịu trách nhiệm.
- Giá mua hàng trên bảng kê phải tương tự như giá trên thị trường (Nếu cao hơn sẽ bị loại)
 
VD 1: DN bạn đi thuê nhà của hộ gia đình, cá nhân làm văn phòng:

- Nếu tổng số tiền thuê nhà < 100.000.000/năm: 
Thì bạn phải làm bộ hồ sơ như trên : Hợp đồng thuê nhà, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN. (Nếu trên hợp đồng ghi là bên DN phải nộp thay thì cần thêm chứng từ nộp tiền thuế thay chủ nhà)

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC:
- Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100.000.000/năm thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN (chỉ cần nộp thuế môn bài) và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).

Chi tiết xem tại đây: Cách đưa tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý.

 
VD 2: DN bạn đi mua xe ô tô đã sử dụng của cá nhân, hộ gia đình:

- Vì cá nhân bán tài sản đã qua sử dụng (không kinh doanh) thì không phải khai, nộp thuế, nên cơ quan thuế không cấp hóa đơn (Không có hóa đơn).

Như vậy: DN cần phải chuẩn bị 1 bộ hồ sơ như trên: Hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN.

Quan trọng nhất: Là DN phải làm thủ tục sang tên đổi chủ nhé!
- Sau khi đã nộp thuế trước bạ và Ô tô mang tên DN thì DN được trích khấu hao bình thường.

Chi tiết về thủ tục và cách trích khấu hao xem tại đây:

Chi phí mua xe ô tô đã qua sử dụng của cá nhân

 
2. Cách hạch toán mua hàng không có hóa đơn đầu vào:

- Sau khi đã xử lý xong việc đưa các khoản chi phí đó vào chi phí hợp lý, thì các bạn căn cứ vào chứng từ thanh toán để hạch toán như chi phí bình thường thôi.

II. Nếu mua của hộ gia đình, cá nhân có mức doanh thu từ 100 triệu /năm trờ lên:

- Chú ý: Có 2 đối tượng như sau nhé:

1. Nếu là mua nông sản, hải sản, thủy sản, sản phẩm thủ công, đất đá, cát sỏi ....-> Những hàng hóa mà người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác, Không kinh doanh Bán ra (Chi tiết các bạn xem lại phần 1 bên trên nhé) -> Thì sẽ không phải phân biệt doanh thu trên hay dưới 100tr/năm.

2. Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh mà có doanh thu > 100tr/năm -> Thì Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đó phải nộp thuế môn bài, thuế GTGT, TNCN. Và cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán lẻ để Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh đưa cho DN.

Chi tiết xem thêm Công văn số 56620/CT-TTHT ngày 21/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội: Quy định về chi phí thuê nhóm nhân công thi công lặp đặt hệ thống thoát nước:


VD 1: DN bạn thuê dịch vụ xây dựng của 1 đội nhân công (có 1 người đứng ra làm đội trưởng)
- Nếu đội trưởng là người đại diện (theo ủy quyền) thì DN khấu trừ 10% thuế TNCN (Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn).
- Nếu đội trưởng là cá nhân kinh doanh thì Cá nhân đó phải mang hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, CMT... lên cơ quan thuế để mua hóa đơn bán lẻ -> Sau đó thì đưa cho DN.

VD 2: DN bạn thuê cá nhân gia công hàng hóa:
- Nếu giá trị hợp đồng (doanh thu) < 100tr năm (Thì DN cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, Bảng kê 01/TNDN)
- Nếu doanh thu > 100tr/năm (Thì cá nhân đó phải lên Cơ quan thuế để nộp thuế môn bài, GTGT, TNCN -> Sau đó sẽ được cấp 1 hóa đơn bán lẻ để giao cho DN) =>DN cần: Hợp đồng, chứng từ thanh toán, hóa đơn bán lẻ.

Xem thêm:

Các bạn cần chú ý điểm sau:

Theo Công văn 3512/TCT-CS ngày 22/08/2014 của Bộ tài chính:
- Nếu hàng hóa vận chuyển trên đường không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thì xử phạt vi phạm về hành vi trốn thuế.
- Nếu người bán không lập hóa đơn khi bán hàng có giá trị từ 200.000 đồng trở lên thì xử phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.
 
Theo Công văn 244/TCT-CS ngày 18/01/2013 của Bộ tài chính:
- Hàng hóa vận chuyển trên đường không có hóa đơn, chứng từ:
     +/ Trong thời hạn 12 giờ không chứng minh được, thì xử phạt từ 200.000 đến 2.000.000 đồng .
     +/ Trong thời hạn 12 – 24 giờ không chứng minh được, thì xử phạt từ 300.000 đến 3.000.000 đồng .

Kế toán Everwin xin chúc các bạn thành công